La convocation de l’assemblée
Le syndic doit convoquer l’assemblée générale de copropriété, au moins une fois par an.
La convocation à l’assemblée est, au choix du syndic, envoyée par lettre recommandé avec accusé réception, remise en main propre contre récépissé, ou encore par courrier recommandé électronique. Elle est notifiée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de sa tenue. Seule l’urgence, peut dispenser le syndic de convoquer l’assemblée sans respecter ce délai.
La convocation doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale. La réunion doit se dérouler dans la commune où est situé l’immeuble (sauf si le règlement de copropriété en dispose autrement). La convocation doit également comporter l’ordre du jour, c’est-à-dire les questions soumises au vote.
L’ordre du jour doit être clair et précis. Si le libellé d’une question est équivoque, les délibérations peuvent être remises en cause. Par ailleurs, l’assemblée générale de copropriété ne peut pas voter sur une question qui ne figure pas à l’ordre du jour. L’assemblée reste toutefois libre de discuter de point non inscrit, mais aucun vote ne peut avoir lieu.
Tout copropriétaire (ou le conseil syndical) peut demander au syndic d’inscrire une question à l’ordre du jour de l’assemblée. La demande peut être faite à tout moment mais pour qu’elle soit prise en compte par le syndic, il faut qu’elle lui parvienne suffisamment tôt par rapport à la date de l’assemblée générale de copropriété. En pratique, il est conseillé d’adresser sa demande au syndic plusieurs semaines avant sa date prévisible.
En fonction des questions inscrites à l’ordre du jour (travaux, contrats, etc.) certains documents et renseignements doivent être notifiés en même temps que la convocation. L’absence de documents entraine la nullité des votes sur ces questions. Par ailleurs, lorsque l’assemblée doit approuver les comptes de l’exercice, la convocation doit rappeler aux copropriétaires qu’ils peuvent consulter les pièces justificatives dans les bureaux du syndic avant la tenue de la réunion.
À savoir: un ou plusieurs copropriétaires, représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires (soit 25 % de l’ensemble des tantièmes), peuvent exiger du syndic de réunir une assemblée générale de copropriété. Si le syndic ne réagit pas, le président du conseil syndical peut se substituer au syndic et convoquer l’assemblée.
La participation des copropriétaires
Tous les copropriétaires sont obligatoirement convoqués à l’assemblée générale, peu importe qu’ils soient ou non directement concernés par les questions inscrites à l’ordre du jour.
Pour remplir cette obligation, le syndic doit établir et tenir à jour la liste des copropriétaires. Il y est mentionné les numéros de lots appartenant à chaque copropriétaire et l’adresse à laquelle les convocations doivent leur être envoyées. Elle indique également si le copropriétaire est marié ou pacsé ainsi que la nature de son droit de propriété (pleine propriété, usufruit, nue-propriété). Si le copropriétaire est une personne morale, sont indiqués sa forme, sa dénomination, son siège social et l’organe qui la représente.
Lorsqu’un lot est le bien propre d’une personne mariée (quel que soit son régime matrimonial), elle seule est convoquée à l’assemblée générale de copropriété. Si le lot est un bien commun, les 2 époux sont convoqués et peuvent assister aux assemblées, mais un seul conjoint vote.
Lorsqu’un lot de copropriété est détenu en indivision ou est démembrée entre un usufruitier et un nu-propriétaire, un mandataire commun doit être désigné. C’est lui qui recevra les convocations et votera lors des réunions.
La tenue de l’assemblée générale de copropriété
Une feuille de présence doit être établie à chaque assemblée et signée par tous les participants. Elle permet de recenser les copropriétaires présents et représentés et de déterminer le nombre de votants et leur nombre de voix (tantièmes de copropriété).
En cas de retard d’un copropriétaire à l’assemblée générale, il faut le mentionner sur la feuille de présence en précisant l’heure d’arrivée. Il sera considéré comme défaillant pour toutes les décisions ayant été prises avant.
Les copropriétaires qui ne peuvent pas (ou ne désirent pas) assister à l’assemblée générale de copropriété peuvent se faire représenter. Le choix du mandataire est libre, ce peut être un copropriétaire ou un tiers. Cependant, il est interdit de donner mandat au syndic (professionnel ou bénévole), à son conjoint ou à l’un de ses employés. La loi n’impose aucune forme particulière mais il est préférable de donner mandat par écrit pour éviter toute contestation.
Le mandat peut être général et ne donner aucune consigne de vote: le mandataire est libre de voter à sa guise pour ou contre chaque question. Le mandat peut également être impératif et indiquer le sens du vote. Mais attention, si le mandataire ne respecte pas les instructions du mandat, le copropriétaire est tout de même engagé par le vote et ne peut pas demander l’annulation de la décision.
À savoir: la loi interdit à une même personne de recevoir plus de 3 mandats, si le total des voix dont elle dispose personnellement (si elle est aussi copropriétaire) avec celles de ses mandants excède 5 % des voix de la copropriété (Soit 50/1 000e si la copropriété compte 1 000/1 000e). A contrario, si le mandataire ne détient pas plus de 3 mandats, la limite de 5 % ne s’applique pas.
En début de réunion, l’assemblée des copropriétaires doit désigner son président. Il peut s’agir d’un copropriétaire ou d’un mandataire qui n’est pas obligatoirement copropriétaire. Le syndic ne peut pas être désigné président de l’assemblée mais assure le plus souvent le secrétariat de la séance (il établit le procès-verbal). Le président dirige l’assemblée générale de copropriété: il anime les débats et fait procéder au vote des résolution. Il doit notamment vérifier que l’assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour. Il contrôle le nom des votants et leur nombre de voix et indique si la résolution est adoptée ou non.
Le président est parfois assisté d’un ou de plusieurs scrutateurs désignés parmi les copropriétaires. Leur désignation est facultative mais fréquente dans les grandes copropriétés. Leur rôle est d’assister le président de séance dans les débats et le dépouillement des votes.
Le procès-verbal d’assemblée générale
Un procès-verbal est rédigé lors de chaque réunion de l’assemblée générale. Il est obligatoirement rédigé en cours de séance ou à la fin de la réunion. C’est en général le syndic qui se charge de sa rédaction puis il est signé par le président, le secrétaire et le ou les scrutateur(s).
Le procès-verbal n’est pas la transcription exhaustive de tout ce qui s’est dit à l’assemblée mais rend compte des décisions adoptées. Il comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote. Il mentionne les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, les noms des copropriétaires qui se sont abstenus et leur nombre de voix, ainsi que les réserves formulées par les copropriétaires opposants.
Le syndic doit envoyer le procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété dans un délai de 2 mois suivant sa tenue. Il doit l’envoyer aux copropriétaires opposants (ceux qui ont voté contre une ou plusieurs décisions) et aux défaillants (ceux qui n’étaient ni présents, ni représentés à l’assemblée). Le procès-verbal doit également être envoyé au copropriétaire qui a voté pour une résolution rejetée car il est alors considéré comme opposant. En pratique, pour éviter toute contestation, le syndic envoie le procès-verbal à tous les copropriétaires.
Le procès-verbal de l’assemblée est envoyé en lettre recommandé avec avis de réception ou par télécopie avec récépissé. Sa réception fait courir le délai de contestation de l’assemblée ou de ses décisions.
Contester une décision d’assemblée générale
Il est possible de contester les décisions d’assemblée générale dans un délai de deux mois suivant la réception du procès-verbal. Au-delà de ce délai, les décisions votées deviennent définitives.
À savoir: l’absence de notification du procès-verbal de l’assemblée repousse d’autant le délai de 2 mois permettant aux copropriétaires de contester les décisions.
Seul un copropriétaire ayant voté contre une décision (ou pour une décision rejetée), ou n’ayant pas assisté à l’assemblée (et sans y être représenté) peut en demander l’annulation.
Par ailleurs, pour qu’une décision d’assemblée générale de copropriété puisse être contestée, il faut qu’une irrégularité ait été commise. Par exemple, une résolution n’a pas été adoptée à la bonne majorité, ou la question ne figurait pas à l’ordre du jour.
Il est également possible de demander l’annulation de l’assemblée générale entière. C’est le cas lorsque la convocation n’a pas été faite dans les règles ou lorsqu’un copropriétaire n’a pas été convoqué, par exemple.
Pour contester une décision d’assemblée, il faut engager une procédure contre le syndicat des copropriétaires devant le Tribunal de grande instance (TGI) du lieu de situation de l’immeuble. Cette procédure nécessite l’intervention d’un avocat.
À savoir: le copropriétaire ayant la qualité pour agir en justice afin de contester une décision d’assemblée générale est celui qui était copropriétaire au moment où la décision contestée a été prise. L’acquéreur d’un lot ne peut donc pas remettre en question les décisions d’une assemblée s’étant tenue avant qu’il ne soit copropriétaire.
La convocation doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale. La réunion doit se dérouler dans la commune où est situé l’immeuble (sauf si le règlement de copropriété en dispose autrement). La convocation doit également comporter l’ordre du jour, c’est-à-dire les questions soumises au vote.
L’ordre du jour doit être clair et précis. Si le libellé d’une question est équivoque, les délibérations peuvent être remises en cause. Par ailleurs, l’assemblée générale de copropriété ne peut pas voter sur une question qui ne figure pas à l’ordre du jour. L’assemblée reste toutefois libre de discuter de point non inscrit, mais aucun vote ne peut avoir lieu.
Tout copropriétaire (ou le conseil syndical) peut demander au syndic d’inscrire une question à l’ordre du jour de l’assemblée. La demande peut être faite à tout moment mais pour qu’elle soit prise en compte par le syndic, il faut qu’elle lui parvienne suffisamment tôt par rapport à la date de l’assemblée générale de copropriété. En pratique, il est conseillé d’adresser sa demande au syndic plusieurs semaines avant sa date prévisible.
En fonction des questions inscrites à l’ordre du jour (travaux, contrats, etc.) certains documents et renseignements doivent être notifiés en même temps que la convocation. L’absence de documents entraine la nullité des votes sur ces questions. Par ailleurs, lorsque l’assemblée doit approuver les comptes de l’exercice, la convocation doit rappeler aux copropriétaires qu’ils peuvent consulter les pièces justificatives dans les bureaux du syndic avant la tenue de la réunion.
À savoir: un ou plusieurs copropriétaires, représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires (soit 25 % de l’ensemble des tantièmes), peuvent exiger du syndic de réunir une assemblée générale de copropriété. Si le syndic ne réagit pas, le président du conseil syndical peut se substituer au syndic et convoquer l’assemblée.
La participation des copropriétaires
Tous les copropriétaires sont obligatoirement convoqués à l’assemblée générale, peu importe qu’ils soient ou non directement concernés par les questions inscrites à l’ordre du jour.
Pour remplir cette obligation, le syndic doit établir et tenir à jour la liste des copropriétaires. Il y est mentionné les numéros de lots appartenant à chaque copropriétaire et l’adresse à laquelle les convocations doivent leur être envoyées. Elle indique également si le copropriétaire est marié ou pacsé ainsi que la nature de son droit de propriété (pleine propriété, usufruit, nue-propriété). Si le copropriétaire est une personne morale, sont indiqués sa forme, sa dénomination, son siège social et l’organe qui la représente.
Lorsqu’un lot est le bien propre d’une personne mariée (quel que soit son régime matrimonial), elle seule est convoquée à l’assemblée générale de copropriété. Si le lot est un bien commun, les 2 époux sont convoqués et peuvent assister aux assemblées, mais un seul conjoint vote.
Lorsqu’un lot de copropriété est détenu en indivision ou est démembrée entre un usufruitier et un nu-propriétaire, un mandataire commun doit être désigné. C’est lui qui recevra les convocations et votera lors des réunions.
La tenue de l’assemblée générale de copropriété
Une feuille de présence doit être établie à chaque assemblée et signée par tous les participants. Elle permet de recenser les copropriétaires présents et représentés et de déterminer le nombre de votants et leur nombre de voix (tantièmes de copropriété).
En cas de retard d’un copropriétaire à l’assemblée générale, il faut le mentionner sur la feuille de présence en précisant l’heure d’arrivée. Il sera considéré comme défaillant pour toutes les décisions ayant été prises avant.
Les copropriétaires qui ne peuvent pas (ou ne désirent pas) assister à l’assemblée générale de copropriété peuvent se faire représenter. Le choix du mandataire est libre, ce peut être un copropriétaire ou un tiers. Cependant, il est interdit de donner mandat au syndic (professionnel ou bénévole), à son conjoint ou à l’un de ses employés. La loi n’impose aucune forme particulière mais il est préférable de donner mandat par écrit pour éviter toute contestation.
Le mandat peut être général et ne donner aucune consigne de vote: le mandataire est libre de voter à sa guise pour ou contre chaque question. Le mandat peut également être impératif et indiquer le sens du vote. Mais attention, si le mandataire ne respecte pas les instructions du mandat, le copropriétaire est tout de même engagé par le vote et ne peut pas demander l’annulation de la décision.
À savoir: la loi interdit à une même personne de recevoir plus de 3 mandats, si le total des voix dont elle dispose personnellement (si elle est aussi copropriétaire) avec celles de ses mandants excède 5 % des voix de la copropriété (Soit 50/1 000e si la copropriété compte 1 000/1 000e). A contrario, si le mandataire ne détient pas plus de 3 mandats, la limite de 5 % ne s’applique pas.
En début de réunion, l’assemblée des copropriétaires doit désigner son président. Il peut s’agir d’un copropriétaire ou d’un mandataire qui n’est pas obligatoirement copropriétaire. Le syndic ne peut pas être désigné président de l’assemblée mais assure le plus souvent le secrétariat de la séance (il établit le procès-verbal). Le président dirige l’assemblée générale de copropriété: il anime les débats et fait procéder au vote des résolution. Il doit notamment vérifier que l’assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour. Il contrôle le nom des votants et leur nombre de voix et indique si la résolution est adoptée ou non.
Le président est parfois assisté d’un ou de plusieurs scrutateurs désignés parmi les copropriétaires. Leur désignation est facultative mais fréquente dans les grandes copropriétés. Leur rôle est d’assister le président de séance dans les débats et le dépouillement des votes.
Le procès-verbal d’assemblée générale
Un procès-verbal est rédigé lors de chaque réunion de l’assemblée générale. Il est obligatoirement rédigé en cours de séance ou à la fin de la réunion. C’est en général le syndic qui se charge de sa rédaction puis il est signé par le président, le secrétaire et le ou les scrutateur(s).
Le procès-verbal n’est pas la transcription exhaustive de tout ce qui s’est dit à l’assemblée mais rend compte des décisions adoptées. Il comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote. Il mentionne les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, les noms des copropriétaires qui se sont abstenus et leur nombre de voix, ainsi que les réserves formulées par les copropriétaires opposants.
Le syndic doit envoyer le procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété dans un délai de 2 mois suivant sa tenue. Il doit l’envoyer aux copropriétaires opposants (ceux qui ont voté contre une ou plusieurs décisions) et aux défaillants (ceux qui n’étaient ni présents, ni représentés à l’assemblée). Le procès-verbal doit également être envoyé au copropriétaire qui a voté pour une résolution rejetée car il est alors considéré comme opposant. En pratique, pour éviter toute contestation, le syndic envoie le procès-verbal à tous les copropriétaires.
Le procès-verbal de l’assemblée est envoyé en lettre recommandé avec avis de réception ou par télécopie avec récépissé. Sa réception fait courir le délai de contestation de l’assemblée ou de ses décisions.
Contester une décision d’assemblée générale
Il est possible de contester les décisions d’assemblée générale dans un délai de deux mois suivant la réception du procès-verbal. Au-delà de ce délai, les décisions votées deviennent définitives.
À savoir: l’absence de notification du procès-verbal de l’assemblée repousse d’autant le délai de 2 mois permettant aux copropriétaires de contester les décisions.
Seul un copropriétaire ayant voté contre une décision (ou pour une décision rejetée), ou n’ayant pas assisté à l’assemblée (et sans y être représenté) peut en demander l’annulation.
Par ailleurs, pour qu’une décision d’assemblée générale de copropriété puisse être contestée, il faut qu’une irrégularité ait été commise. Par exemple, une résolution n’a pas été adoptée à la bonne majorité, ou la question ne figurait pas à l’ordre du jour.
Il est également possible de demander l’annulation de l’assemblée générale entière. C’est le cas lorsque la convocation n’a pas été faite dans les règles ou lorsqu’un copropriétaire n’a pas été convoqué, par exemple.
Pour contester une décision d’assemblée, il faut engager une procédure contre le syndicat des copropriétaires devant le Tribunal de grande instance (TGI) du lieu de situation de l’immeuble. Cette procédure nécessite l’intervention d’un avocat.
À savoir: le copropriétaire ayant la qualité pour agir en justice afin de contester une décision d’assemblée générale est celui qui était copropriétaire au moment où la décision contestée a été prise. L’acquéreur d’un lot ne peut donc pas remettre en question les décisions d’une assemblée s’étant tenue avant qu’il ne soit copropriétaire.
Source : http://leparticulier.fr